Phường Trần Nhân Tông

Quy chế này quy định cụ thể về quản lý, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng.

Đối tượng áp dụng: Cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố (sau đây gọi chung là độc giả); Cơ quan, cá nhân có thẩm quyền quản lý việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố; Tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố. 

Nguyên tắc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ: Đảm bảo đúng mục đích, an toàn tài liệu, bí mật quốc gia; Không xâm phạm đến lợi ích Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. 

Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố: Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc; Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến; Cấp bản sao tài liệu lưu trữ bao gồm: Bản sao tài liệu lưu trữ không có xác thực và bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực trên định dạng giấy hoặc định dạng số.

* Thủ tục, trình tự phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố:

1. Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ 

a) Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố phải xuất trình một trong các giấy tờ sau: thẻ căn cước, thẻ Căn cước công dân, căn cước điện tử, hộ chiếu hoặc giấy tờ có dán ảnh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác. 

b) Đăng ký sử dụng tài liệu Trường hợp độc giả đăng ký sử dụng tài liệu tại Phòng đọc ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và cung cấp các văn bản liên quan đến mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên. Trường hợp độc giả đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến, độc giả truy cập vào Hệ thống phần mềm lưu trữ và tài khoản đã được cấp, tạo Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu tại lưu trữ và cung cấp các văn bản liên quan đến mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên. 

c) Lưu trữ lịch sử thành phố xem xét, phê duyệt Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu của độc giả hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả và cập nhật thông tin vào Hệ thống hoặc Sổ đăng ký độc giả. 

2. Trình tự phục vụ độc giả sử dụng tài liệu 

a) Viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ hoặc Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ. 

b) Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố xem xét, phê duyệt Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ hoặc Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu 3 trữ của độc giả. Đối với trường hợp không thuộc thẩm quyền, Lưu trữ lịch sử thành phố trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. 

c) Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc bàn giao hoặc cấp quyền đọc tài liệu cho độc giả. Đối với tài liệu giấy, độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao, nhận tài liệu lưu trữ. 

d) Độc giả nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ. 

* Thời gian phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và thời hạn phê duyệt, cung cấp tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố 

1. Thời gian mượn tài liệu tra cứu tại chỗ phục vụ cho công tác nghiên cứu, nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật không quá 15 ngày. Thời gian phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố được thực hiện theo giờ hành chính từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần (trừ ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định). 

2. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ. Đối với tài liệu tiếp cận có điều kiện, thời hạn cung cấp tài liệu chậm nhất là 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ. 

* Thẻ, tài khoản độc giả 

1. Độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc từ 05 ngày trở lên phải làm Thẻ độc giả (do Lưu trữ lịch sử thành phố thực hiện). 

2. Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến được cấp tài khoản. 3. Thẻ, tài khoản độc giả thực hiện theo quy định tại Điều 20 Thông tư số 06/2025/TT-BNV. 

* Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 

Phí sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.