Phường Trần Nhân Tông

Ngày 04/5/2026, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Nguyễn Minh Hùng - Phó Trưởng ban thường trực Ban Tổ chức Lễ hội Hoa Phượng Đỏ - Hải Phòng 2026 (Lễ hội) họp nghe Tiểu ban Lễ tân, khánh tiết, hậu cần (Tiểu ban) báo cáo công tác chuẩn bị tổ chức Lễ hội. 

Cùng dự họp có đại diện Lãnh đạo các sở, ngành, cơ quan: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Tài chính, Văn phòng Thành ủy, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố và một số đơn vị liên quan của Tiểu ban. 

Sau khi nghe báo cáo của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch - Trưởng Tiểu ban và ý kiến của các đại biểu dự họp, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố - Phó Trưởng ban thường trực Ban Tổ chức Lễ hội Hoa Phượng Đỏ - Hải Phòng 2026 kết luận chỉ đạo như sau: 

I. Đánh giá chung 

Ghi nhận Tiểu ban Lễ tân, khánh tiết, hậu cần đã có nhiều cố gắng triển khai các nhiệm vụ được giao theo Kế hoạch 105/KH-UBND ngày 02/4/2026 của Ủy ban nhân dân thành phố, Quyết định số 34/QĐ-BTC ngày 02/4/2026 của Ban Tổ chức Lễ hội về việc thành lập các Tiểu ban giúp việc Ban Tổ chức và kế hoạch phân công của Tiểu ban. Đến nay, cơ bản các nội dung đã được triển khai bám sát Kế hoạch, như: rà soát danh sách đại biểu, chuẩn bị phương án giấy mời, thẻ, biển xe; xây dựng sơ đồ chỗ ngồi, khu vực đại biểu; chuẩn bị các điều kiện lễ tân, hậu cần phục vụ sơ duyệt, tổng duyệt và chương trình khai mạc; phối hợp các đơn vị liên quan triển khai về điện, nước, vệ sinh, khánh tiết, cảnh quan, điều kiện phục vụ đại biểu, khách mời, báo chí. 

Tuy nhiên, thời gian từ nay đến ngày khai mạc rất ngắn, nhiều công việc cần phải hoàn thành đồng thời. Một số nhóm việc nếu không nắm chắc tiến độ, đôn đốc sẽ dễ phát sinh bị động, nhất là: xác nhận đại biểu; phân khu chỗ ngồi; kiểm soát giấy mời; phân luồng đại biểu; hậu cần hiện trường; nhà vệ sinh; điện, nước; biển chỉ dẫn; lực lượng lễ tân; phối hợp với an ninh, y tế, truyền thông và đơn vị tổ chức sự kiện. 

Yêu cầu đặt ra là không để sót việc, không để trùng việc, không để phát sinh lúng túng xử lý tại hiện trường; tất cả các nội dung phải được rà soát, kiểm tra bằng danh mục các công việc và người chịu trách nhiệm cụ thể. 

II. Quan điểm chỉ đạo 

Từ nay đến hết Lễ hội, yêu cầu Tiểu ban phải chuyển sang trạng thái thường trực cao độ, làm việc theo nguyên tắc: Một việc - một đầu mối - một thời hạn - một sản phẩm - một người chịu trách nhiệm. Mọi việc phục vụ lễ tân, khánh tiết, hậu cần phải được kiểm tra tại hiện trường, có biên bản hoặc danh danh mục các công việc, có ảnh xác nhận, có số điện thoại người trực. 

Tinh thần làm việc trang trọng, chu đáo, an toàn, văn minh, tiết kiệm, hiệu quả; phục vụ tốt nhất cho đại biểu, Nhân dân, du khách; nhằm góp phần tổ chức thành công Lễ hội Hoa Phượng Đỏ - Hải Phòng 2026. 

III. Nhiệm vụ cụ thể giao Tiểu ban Lễ tân, khánh tiết, hậu cần 

1. Về danh sách đại biểu, giấy mời, thẻ, biển xe 

Giao Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố chủ động phối hợp với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch khẩn trương rà soát, chốt danh sách đại biểu tham dự chương trình khai mạc; phân loại rõ các nhóm đại biểu: lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; lãnh đạo các bộ, ban, ngành Trung ương; lãnh đạo các tỉnh, thành phố bạn; khách quốc tế, tổ chức quốc tế, cơ quan ngoại giao; lãnh đạo, nguyên lãnh đạo thành phố; đại biểu sở, ngành, địa phương, doanh nghiệp, nhân sĩ, trí thức, văn nghệ sĩ; cơ quan báo chí, truyền thông và đại biểu Nhân dân. 

- Thời hạn: Hoàn thành rà soát danh sách chính thức trước 16h00 ngày 04/5/2026; cập nhật danh sách xác nhận trước 11h00 ngày 05/5/2026; chốt danh sách và phương án thẻ, biển xe trước 17h00 ngày 06/5/2026. 

- Sản phẩm được xác định cụ thể, bao gồm: Danh sách đại biểu chính thức; danh sách đại biểu chưa xác nhận; mẫu giấy mời, thẻ, biển xe; đầu mối xác nhận từng nhóm đại biểu. 

2. Về sơ đồ chỗ ngồi và khu vực đại biểu 

Giao Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố chủ động phối hợp với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Công an thành phố, Tiểu ban Nội dung, đơn vị tổ chức sự kiện chốt sơ đồ chỗ ngồi. Sơ đồ phải thể hiện rõ khu vực đại biểu Trung ương, khách quốc tế, lãnh đạo thành phố, đại biểu sở, ngành địa phương, doanh nghiệp, báo chí, lối vào, lối ra, lối thoát khẩn cấp, vị trí lễ tân, y tế, an ninh, hỗ trợ đại biểu. Yêu cầu không để nhầm ghế, thiếu ghế, sai chức danh, sai thứ tự lễ tân; có phương án dự phòng tối thiểu 5% số ghế. 

- Thời hạn: Hoàn thành sơ đồ lần 1 trước 17h00 ngày 04/5/2026; điều chỉnh sau Sơ duyệt trước 10h00 ngày 06/5/2026; chốt sơ đồ sau Tổng duyệt trước 10h00 ngày 07/5/2026. 

3. Về phương án đón tiếp, hướng dẫn đại biểu 

Giao Tiểu ban thành lập các tổ lễ tân chuyên trách gồm: Tổ đón đại biểu cấp cao; Tổ đón khách quốc tế, khách tỉnh/thành phố bạn; Tổ hướng dẫn đại biểu thành phố; Tổ kiểm soát giấy mời, thẻ, biển xe; Tổ hỗ trợ báo chí; Tổ xử lý tình huống phát sinh. Mỗi Tổ phải có Tổ trưởng, danh sách thành viên, số điện thoại, vị trí đứng, thời gian có mặt, nhiệm vụ cụ thể. 

- Thời hạn: Hoàn thành danh sách lực lượng lễ tân trước 11h00 ngày 05/5/2026; tổ chức tập huấn tại hiện trường trước 16h00 ngày 05/5/2026. 

4. Về công tác hậu cần ăn, nghỉ, đi lại, nước uống, điều kiện phục vụ 

Giao Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố phối hợp với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Ngoại vụ, Sở Tài chính và các đơn vị liên quan rà soát toàn bộ phương án hậu cần cho đại biểu, gồm khách mời lưu trú, địa điểm lưu trú, đầu mối hỗ trợ từng đoàn; xe đưa đón; nước uống, tài liệu, biển tên, hoa, bục phát biểu, bàn đại biểu; phương án đón khách quốc tế, phiên dịch nếu có; hỗ trợ đại biểu cao tuổi, người cần hỗ trợ y tế, người khuyết tật; phương án ứng phó khi trời mưa.

 - Thời hạn: Rà soát tổng thể trước 16h00 ngày 05/5/2026; hoàn thiện sau sơ duyệt trước 11h00 ngày 06/5/2026. 

5. Về điện, nước, vệ sinh, môi trường, nhà vệ sinh 

Giao Sở Nông nghiệp và Môi trường, Sở Xây dựng chủ trì, phối hợp với Điện lực Hải Phòng, Công ty cấp nước, đơn vị môi trường, Ủy ban nhân dân phường Thủy Nguyên và đơn vị tổ chức sự kiện kiểm tra toàn bộ điều kiện kỹ thuật, vệ sinh, cảnh quan. Kiểm tra trực tiếp nguồn điện cho khu vực đại biểu, lễ tân, báo chí, hậu cần; nguồn điện dự phòng; nước sạch; nhà vệ sinh cố định, lưu động, biển chỉ dẫn; thùng rác, lực lượng thu gom rác; cây xanh, chiếu sáng, cảnh quan, vật cản, hố kỹ thuật, dây dẫn, khu vực nguy cơ mất an toàn.

 - Thời hạn: Hoàn thành kiểm tra lần 1 trước 16h00 ngày 05/5/2026; khắc phục tồn tại trước 15h00 ngày 06/5/2026; kiểm tra lần cuối trước 16h00 ngày 07/5/2026. 

6. Về trang trí khánh tiết, biển chỉ dẫn, mỹ quan hiện trường 

Giao Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch phối hợp Sở Xây dựng, Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố, Tiểu ban Tuyên truyền - Quảng bá và Ủy ban nhân dân phường Thủy Nguyên rà soát toàn bộ khánh tiết khu vực tổ chức. Nội dung kiểm tra gồm backdrop, cờ, hoa, thảm, bục phát biểu, biển chỉ dẫn khu vực đại biểu, báo chí, y tế, vệ sinh, bãi xe; biển phân khu ghế ngồi; lối đi đại biểu; trang trí khu vực đón tiếp; đồng bộ mỹ thuật với sân khấu và bộ nhận diện Lễ hội. 

- Thời hạn: Hoàn thành trước 12h00 ngày 06/5/2026; điều chỉnh sau tổng duyệt trước 10h00 ngày 07/5/2026. 

7. Về phối hợp với Tiểu ban An ninh trật tự - Y tế 

Giao Tiểu ban phối hợp chặt chẽ với Công an thành phố, Sở Y tế, Bộ Chỉ huy quân sự thành phố thống nhất phương án phân luồng đại biểu cấp cao, khách mời, Nhân dân, nghệ sĩ, kỹ thuật, báo chí, xe y tế, xe phòng cháy chữa cháy, xe an ninh và phương án thoát người sau chương trình. Tuyệt đối không để các khu vực: lễ tân, đại biểu, báo chí, hậu cần cản trở lối thoát nạn, lối xe cứu thương, xe chữa cháy, lối di chuyển của lực lượng an ninh. 

- Thời hạn: Chốt sơ đồ phối hợp trước 17h00 ngày 05/5/2026; diễn tập, rà soát tại hiện trường trong tổng duyệt tối ngày 06/5/2026. 

8. Về khu vực báo chí và phối hợp truyền thông 

Giao Tiểu ban phối hợp với Tiểu ban Tuyên truyền - Quảng bá, Báo và Phát thanh Truyền hình Hải Phòng, Sở Khoa học và Công nghệ, Công an thành phố bố trí khu vực báo chí hợp lý; có khu tác nghiệp, thẻ báo chí, hướng dẫn tác nghiệp, đầu mối cung cấp thông tin, điện, internet, vị trí kỹ thuật tối thiểu phục vụ truyền hình trực tiếp. 

- Thời hạn: Hoàn thành phương án trước 16h00 ngày 05/5/2026; kiểm tra thực tế tại sơ duyệt và tổng duyệt. 

9. Về phục vụ sơ duyệt, tổng duyệt, khai mạc Lễ hội 

Thông qua buổi sơ duyệt tối ngày 05/5/2026 và tổng duyệt tối ngày 06/5/2026; yêu cầu Tiểu ban kiểm tra toàn bộ quy trình lễ tân, hậu cần, luồng tuyến, chỗ ngồi, điện, nước, vệ sinh, khu vực báo chí; sau mỗi buổi sơ duyệt, tổng duyệt phải lập ngay danh mục lỗi về chỗ ngồi, giấy mời, thẻ, kiểm soát khách, biển chỉ dẫn, nước uống, vệ sinh, hậu cần, điện, ánh sáng khu vực đại biểu, phối hợp với an ninh, y tế, báo chí.... 

- Thời hạn: Báo cáo xử lý các lỗi sau sơ duyệt trước 08h00 ngày 06/5/2026; báo cáo xử lý các lỗi sau tổng duyệt trước 08h00 ngày 07/5/2026. 

10. Chế độ báo cáo 

Sau cuộc họp hôm nay đến hết ngày 08/5/2026, Tiểu ban thực hiện chế độ báo cáo Ban Tổ chức như sau:

(1) Báo cáo nhanh 2 lần/ngày, trước 11h00 và trước 17h00, gửi Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Ban Tổ chức Lễ hội và Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố. 

(2) Sau sơ duyệt và tổng duyệt, báo cáo riêng các lỗi, việc phải sửa, người chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. 

(3) Từ ngày 06/5/2026, bố trí đầu mối trực tại hiện trường 24/24; các phát sinh vượt thẩm quyền phải báo cáo ngay, không chờ tổ chức họp. 

(4) Trước 9h00 ngày 08/5/2026, Tiểu ban gửi báo cáo với 4 nội dung: đã xong; chưa xong, còn rủi ro; phương án xử lý; người trực chịu trách nhiệm. 

Yêu cầu Tiểu ban phải xác định: thành công của Lễ hội không chỉ nằm ở sân khấu và chương trình nghệ thuật, mà còn nằm ở từng chiếc ghế được sắp đúng, từng đại biểu được đón chu đáo, từng lối đi được thông suốt, từng điểm vệ sinh sạch sẽ, từng tình huống phát sinh được xử lý bình tĩnh, chuyên nghiệp. Từ sau cuộc họp hôm nay đến ngày khai mạc, không nói chung chung, không để việc trôi, không để thiếu đầu mối. Việc nào chưa xong phải báo cáo rõ; khó khăn nào phải nêu phương án; đơn vị nào được giao phải chịu trách nhiệm đến cùng. 

Mục tiêu cuối cùng là tổ chức thành công Lễ hội Hoa Phượng Đỏ - Hải Phòng 2026 trang trọng, đặc sắc, an toàn tuyệt đối, để đại biểu yên tâm, Nhân dân hài lòng, du khách ấn tượng, truyền thông lan tỏa hình ảnh đẹp về thành phố Hải Phòng trong giai đoạn phát triển mới. 

Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố thông báo để các cơ quan liên quan thực hiện./.